Dentro del tiempo de vida de su negocio, su empresa va a necesitar algunos elementos esenciales que comuniquen mensajes claves entre su empresa y otros. Estos podrían ser inversores, clientes, familiares, o incluso la prensa. El éxito de su empresa podría depender de cuán bien presente su información. Estos elementos de comunicación podrían generar un negocio de varios millones de dólares, o podrían convertir varios millones de dólares en nada.
Cada empresa debe tener los siguientes elementos en la oficina, listos para entregarse a cada persona que camine en ella, lo cual debe implementarse por las personas que tomas decisiones:
1. Declaración de su visión y misión. La declaración de su visión y misión le da a los nuevos empleados la idea de cómo funciona la empresa, y cuáles son sus valores. Esta declaración también le dice cuán importante es la compañía para usted frente a los inversores potenciales, a la prensa, y a las otras personas que sean importantes para la empresa.
2. Hoja de datos de la empresa. Esta debería ser una sola hoja que le dé a la prensa, a los analistas de la industria, y a empleados potenciales, los hechos importantes de su empresa en un solo vistazo. Su hoja de datos podría incluir lo siguiente:
• Fecha en que se fundó la empresa.
• Ubicaciones de las oficinas, asegurándose de incluir la ubicación de la sede.
• Información de contacto.
• Declaración de la misión (abreviada, por si su declaración del a misión fuese larga).
• (opcional) Nombres y biografías de los gerentes.
3. Hojas de datos de los productos. Cada producto que vende debe tener una hoja de datos propia. Los usos son los mismos que la hoja de datos de la empresa, y deberían incluir lo siguiente:
• Qué hace el producto.
• Beneficios.
• Características.
• Comparaciones con otros productos similares.
• Fiabilidad de las estadísticas.
• Precio.
4. Biografías de los fundadores y del equipo directivo. Las biografías de las personas clave de su empresa le muestran a la gente la calidad de su empresa y le permiten a los clientes sentirse como si supiesen su personalidad. Las biografías deberían incluir:
• La posición de la persona en la empresa y el número de años en la empresa.
• Educación.
• Premios y honores.
• Otras experiencias relevantes.
• Publicaciones en las que el miembro haya sido nombrado o escrito.
5. Antecedentes de la empresa. Esto es diferente a la hoja de datos dado que es más una historia que una lista de hechos. Se escribe en forma de párrafos y debería lucir como una historia.
6. Lista actual de clientes y/o socios. Esto será de interés para los posibles inversores, clientes o empleados.
7. Kit de prensa. Estos kits son materiales pre-envasados de marketing que se utilizan para promocionar un producto o empresa. Son convenientes de repartir en ferias. Los kits de prensa incluyen:
• Una carpeta con el logo de su empresa.
• Una carta promocionando su empresa o producto.
• Hoja de datos de la empresa.
• Hoja de datos del producto.
• Un comunicado de prensa relacionado con lo que está repartiendo con el kit de prensa.
• Artículos escritos por terceras partes sobre su empresa o producto.
• Antecedentes de la empresa.
• Tarjetas de negocios.
Es conveniente mantener las carpetas y tarjetas de negocios siempre en stock, pero los otros elementos no se recomienda imprimirlos porque es más probable que cambien con el tiempo. Mantenga estos elementos o archivos en su computadora para poder cambiarlos e imprimirlos rápida y fácilmente. No es una mala idea combinar algunos de estos elementos, como la biografía de los fundadores y la declaración de la misión en una sola carpeta.
También, asegúrese de actualizar estos elementos cuando haya un cambio en la empresa. Mantenga un número limitado de copias en la oficina, y ordene grandes cantidades de copias cuando sepa que las necesita –para un evento de intercambio, por ejemplo. Con estos elementos al alcance de la mano, van a estar listos para cualquiera que camine por sus puertas!
